DATENSCHUTZERKLÄRUNG - ZettelFrei
1. VERANTWORTLICHER
BreCon GmbH
Oelmühler Straße 81
58091 Hagen
Geschäftsführer: Reiner Conradi
E-Mail:
Handelsregister: Hagen HRB 12398
USt-ID: DE 294 191 494
St.-Nr.: 321/5788/1103
2. DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER
Ein Datenschutzbeauftragter ist gemäß Art. 37 DSGVO nicht erforderlich.
3. ZWECK DER DATENVERARBEITUNG
Das digitale Stundenzettel-System „ZettelFrei" dient der Erfassung von Arbeitszeiten und Leistungen für:
- Lohnabrechnung
- Betriebliche Zeiterfassung
- Projektdokumentation
- Kundennachweis
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
4. WELCHE DATEN WERDEN ERHOBEN?
4.1 Pflichtangaben
- Mitarbeitername (aus URL-Parameter)
- Baustelle/Kunde (Freitext)
- Fahrzeit (in Minuten)
- Arbeitszeit (in Stunden)
- Material (Auflistung)
- Unterschrift Kunde (als Bilddatei)
4.2 Optionale Angaben
- E-Mail-Adresse des Mitarbeiters (für Bestätigung)
- Weitere Mitarbeiter (Namen, Freitext)
- Fotos (max. 5 Stück, max. 10 MB gesamt)
4.3 Automatisch erfasste Daten
- Datum und Uhrzeit (Absende-Zeitpunkt)
- IP-Adresse (technisch notwendig, nicht gespeichert)
5. DATENEMPFÄNGER
Die erfassten Daten werden ausschließlich an folgende Empfänger übermittelt:
5.1 Intern
- Verwaltung (per E-Mail)
- Lohnverwaltung (zur Abrechnung)
- Projektleitung (bei Bedarf)
5.2 Extern (Auftragsverarbeiter)
Hetzner Online GmbH (Server-Hosting)
- Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
- Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden
IONOS SE (E-Mail-Versand)
- Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland
- Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden
Keine Weitergabe an Dritte außerhalb der EU!
6. SPEICHERDAUER
6.1 E-Mails
- Verwaltungs-E-Mails: 10 Jahre (§ 147 AO - Aufbewahrungspflicht)
- Bestätigungs-E-Mails: Bis zur Löschung durch Mitarbeiter
6.2 Fotos und Unterschriften
- In E-Mail-Anhängen: 10 Jahre (Aufbewahrungspflicht)
- Keine separate Speicherung in Datenbank
6.3 Server-Logs
- Temporäre Daten: Maximal 7 Tage
- Backup-Daten: 7 Tage (Hetzner-Snapshots)
7. IHRE RECHTE ALS BETROFFENE PERSON
Sie haben folgende Rechte:
7.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
7.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
7.3 Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)
Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
7.4 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
7.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie können Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten.
7.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung widersprechen.
7.7 Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)
Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren:
Zuständige Behörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail:
Website: https://www.ldi.nrw.de
8. DATENSICHERHEIT
8.1 Technische Maßnahmen
- SSL/TLS-Verschlüsselung (HTTPS)
- Verschlüsselte E-Mail-Übertragung (SMTP/TLS)
- Passwortgeschützte Server
- Firewall und Zugangskontrolle
- Tägliche Backups
8.2 Organisatorische Maßnahmen
- Zugangsbeschränkung (nur autorisierte Personen)
- Vertraulichkeitsverpflichtung aller Mitarbeiter
- Regelmäßige Sicherheits-Updates
9. KEINE AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO statt.
10. KEINE DATENÜBERMITTLUNG IN DRITTLÄNDER
Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland (EU) verarbeitet und gespeichert.
Server-Standort: Hetzner Rechenzentrum, Deutschland
E-Mail-Server: IONOS, Deutschland
11. FREIWILLIGKEIT DER ANGABEN
Die Angabe der Daten ist für die Erfüllung des Arbeitsvertrags erforderlich. Ohne diese Daten können:
- Keine Lohnabrechnungen erstellt werden
- Keine Projektdokumentation erfolgen
- Keine Nachweise für Kunden erbracht werden
Optional sind:
- E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
- Fotos von der Baustelle
12. ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen des Systems anzupassen.
Aktuelle Version: Immer abrufbar unter https://rag-consulting.de/zettelfrei-datenschutz/
13. KONTAKT
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
E-Mail:
Adresse: BreCon GmbH, Oelmühler Straße 81, 58091 Hagen